仕事で自分を伸ばそう

「伸びる社員」「伸ばす社長」「優秀なリーダー」について簡潔にお話しします。

日常の作業を仕事に変化させよう

 日常の作業においては、ともすれば「目的を忘れた作業」になっていることが多々ある。

 日常の作業には、たとえば「書類の作成」「製品の製造」「営業マンの顧客訪問」「会議」などがある。

 しかしよく考えると、書類を作る作業では、その書類が果たすべき役割(=目的)を満足すること、たとえば企画書であれば、その企画が採用されることが必要だ。

 また製品をつくる作業では、いくら納期通りに製品を作ったとしても、お客様に満足して買っていただかなければ、何の意味もない。

 営業マンの顧客訪問も同じで、訪問して話をしてきただけではだめで、受注に結びつけることが必要だ。

 会議への参加も、その会議の目的が達成できることが必要だ。

 このように、われわれが日常行なっている作業はすべてが手段で、それには目的が必ずある。

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 そして、その目的には、さらに、その上位の目的がある。

 さらに、その目的には… というように、手段と目的とが何段階も連なって最終の目的、言い換えれば目標につながっている。

 会社では、最終の目標は「利益獲得」だ。

 言いかえれば、この利益を獲得するために、組織を作り、役割分担を決めて全社員が協働して作業を行っている。

 このように、日常の作業は、会社が利益を獲得するための手段であることを理解しないで、自分に与えられた作業だけを一生懸命すればそれで良いと、勘違いしている人が多く見受けられる。

 全社員がこのような考え方で自分の作業をしているとすれば、それぞれの作業を個別で見るとうまくいっているように見えたとしても、すべての作業を集大成した場合、会社の目標である「利益獲得」に対しては、非効率的なものになる。

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 そうならないように、自分の作業と会社の利益を関連付けることが必要だ。

 すなわち、会社の最終目標である利益を獲得するためにそれぞれの部門は何をすべきか、そして、その部門の社員はどのような作業をすべきか、といった観点から自分の作業を考えることだ。

 これを、会社機能の部門展開というが、各部門・各人の作業を「目的」と「手段」の関係で結び付けることは非常に大切だ。

 このようにして自分の作業を見直すと、常に会社の利益に直結して自分の作業を行うことができる。

 たとえば、書類を書く場合、この書類は今のままで良いのかどうか、会社の利益に関連させて考えることだ。

 そうすると、この書類は3年前に制定されたもので、「この項目は今では記入不要である」「この部分はもっと違った表現にする」「追記したら良い項目がある」などに気付き、その結果として書類自体が変わってくる。

 そうすると、当然ながら書類の果たす役割は非常に大きくなる。

 つまり、利益を獲得するという会社目標に対して、非常に効果的な書類になるので、これが本当の作業のやり方と考えている。

 自分の作業を会社の目標につなげることができると、作業は「仕事」になる。

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 一方、部下に作業を与えるリーダーは、必ず作業の目的を教えて(考えさせて)、その目的を理解させてから作業をしてもらうことが大切だ。

 ときどき見受けるのが、「この書類をいつまでに書いておいてくれ」というリーダーの指示だ。

 このような指示では書類の目的がわからないから、指示された人は、どのように工夫してその書類を作ったらいいのかわからない。

 多くの人はマニュアルに従って、今まで通りの作業をするが、「会社の利益に結びつく作業ということから、どのような書類にしたらよいのか」と、部下に考えさせることは大切だ。

 そうすれば、今までよりは効率的でムダのない、効果的な書類に変わる。

 このように、必ず作業の目的を理解して、その目的を効果的に達成できるかどうか考えて作業を仕事に変えていけば、会社は利益を獲得し、部下は大きく成長する。