㈱アドバンス経営 中田耕治のブログ

「優秀なリーダー」「伸びる社員」「伸ばす社長」について簡潔にお話しします。

「整理·整頓」をすべての基本にしよう

 「整理整頓はすべての基本である」と、いつも思う。

 たとえば、会社の事務所に入って机やキャビネットを見たときに、きちんと整理整頓されていれば、その会社の事務処理はスムーズに行われていて間違いも少なく、また効率もよいと思われる。

 逆に、机の上には書類があふれ、さらにキャビネットも乱雑に書類が入れられていて、書類の背表紙に書類名称の明示がされていなければ、きっとその会社の事務処理は間違いが多く、効率も悪いことが多いものだ。

 また工場も同じで、機械や材料、そして製品などが乱雑に置かれているとしたら、その工場の生産性は低く、不良やクレームは多く、そして納期もしばしば遅れるような状態ではないかと想像できる。

 そして多くの場合、その想像が当たっている。

綺麗な会社の机のイラスト

 これは、会社だけではなくその他のことについても同じようなことが言える。

 たとえば、たいていの財布の中は一万円や千円などの札を入れる部分と、百円や十円などの硬貨を入れる部分に分かれている。

 また、カード類を入れる部分もある。

 お金がきちんと分けて入れてあり、またカード類などがうまく分類されていると、その人は整理整頓が上手であると考えられる。

 そして、その財布の一面から、その人の机やキャビネットの整理整頓、さらには仕事も手際がよいと連想ができるわけだ。

 

 一方、カバンを開けたときに、本や書類、その他いろいろなものがごちゃごちゃに入っていると、その人の仕事はあまり効率的ではないと考えられる。

 なぜなら、そのような状態で、たとえばちょっとしたメモをとるのに、どれだけの時間がかかっているか考えてみると明らかだ。

 ①メモ用紙と筆記用具を探し出す

 ②メモをとる

 ③メモ用紙と筆記用具をカバンになおす

というような動作になるが、②の実際にメモをする時間が1分で、①と③のメモ用紙と筆記用具を出し入れするのに、1分という時間がかかっているはずだ。

 ということは、全体で2分の時間をかけて、価値のある動作、すなわちメモをとる時間はその半分の1分で、効率は1分÷2分=50%にしかならない。

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 このように、こまかく見ると、非効率的なことが日常生活の中に山ほどある。

 だから、効率的に仕事をするためには、どこにムダがあるのかを十分に考えて、価値のある動作をしている時間を増やすことが必要だ。

 そのための基本が整理整頓で、特に「使用頻度が少ない書類は捨てる」ということを、毎日きちんと実行することで、整理整頓に対する意識が大幅に向上する。

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 このように、整理整頓が上手にできることは、多くの計画を実行する上で非常に大切なことだ。